Ghidul studioului

Pe livva.app apasă „Intră în cont” (sau mergi direct la livva.app/ro/studio) și scrie codul de acces al studioului tău — arată ca EQU-A7K2. L-ai primit pe email la înscriere.

Pe pagina de înscriere (livva.app/ro/inregistrare) scrie același email: vei vedea „Ai deja un studio pe acest email” și butonul „Trimite-mi codul pe email”. Nu se creează un al doilea cont — un email înseamnă un singur studio, cu tot ce ai construit în el.

Dacă deschizi din greșeală pagina de rezervare, sus vezi „Ești în pagina pe care o văd clienții tăi” și „Mergi în panou →”. Doar tu vezi rândul acesta — clienții nu află niciodată că panoul există.

Panoul e gândit pentru telefon — îl poți salva pe ecranul de start și îl folosești ca pe o aplicație.

Tab-ul „Am o problemă” din panou: scrii ce s-a întâmplat, cu cuvintele tale, și poți atașa o captură de ecran — dacă nu știi cum să explici, poza ne spune tot. Mesajul ajunge instant la echipa Livva și revenim în cel mai scurt timp.

Orar & clase → „Adaugă o clasă” (formularul stă strâns cât timp ai deja clase; când orarul e gol, e deschis) → numele, tipul (Reformer/Mat), instructorul, ziua, ora, capacitatea → „Adaugă clasă”. Ajungi în săptămâna în care ai pus-o, ca s-o vezi apărută, iar formularul rămâne deschis pentru următoarea. O clasă pusă de două ori la aceeași zi și oră nu se dublează.

Un singur chenar pe săptămână, cu zilele una sub alta. La fiecare clasă vezi ora, numele, tipul și instructorul, iar în dreapta gradul de umplere — bara și „3/6”. Clasa care vine prima e marcată „urmează”. Clienții văd exact același orar, doar că la ei în dreapta stau locurile libere și butonul „Rezervă”.

Patru săptămâni — „Săptămâna aceasta” și încă trei, cu săgețile de deasupra. Poți publica clase și mai departe în timp: ele așteaptă în orar și devin vizibile pe măsură ce se apropie. Clienții rezervă tot pe acest interval, deci ai mereu lista finală cu până la 28 de zile înainte.

Apasă „Editează” (sau chiar pe rândul clasei) — se deschide dedesubt: ziua, ora, instructorul, capacitatea → „Salvează modificările”. Dacă schimbi ora, clienții înscriși primesc automat email cu mutarea — rezervările lor rămân valabile.

În același loc, sub editare, ai „Anulează clasa” și confirmarea. Regula de aur: când anulezi tu, clienții nu pierd nimic — ședința se întoarce în pachet, proba redevine valabilă, iar fiecare primește automat email. Tu vezi câți au fost anunțați.

Clienții pot intra pe lista de așteptare. Pe planurile Studio și Pro, când se eliberează un loc, primul de pe listă intră automat și e anunțat pe email — doar în orele tale de lucru și doar dacă mai poate anula gratuit. Excepția și-o alege clientul singur: cine a apăsat „și în ultimele ore?” primește locul până la ora de start, știind că nu-l mai poate anula. Lista o vezi în Orar, sub clasă, pe orice plan.

Pe pagina „Azi”, apasă pe clasă — în dreapta scrie „Prezența (3)” — și lista se deschide sub ea: „Bifează prezența” lângă fiecare nume când intră în sală. Se poate și debifa, dacă ai greșit.

Tab-ul „Membri”: toți clienții, cu prezențe, ședințe rămase și neprezentările din ultimele 30 de zile (cu portocaliu, doar dacă există). Cauți după nume sau telefon.

Apasă pe nume: îi vezi pachetele, istoricul claselor (prezent / neprezentare / anulată) și îi poți corecta numele, telefonul sau emailul. Prezența se poate bifa și retroactiv, din istoric.

Tot pe pagina clientului, lângă fiecare pachet ai „Scoate”: un pachet neatins dispare de tot, ca și cum n-a fost; unul din care s-a consumat expiră azi — nu se mai poate rezerva din el, dar istoricul și rapoartele rămân corecte.

Neprezentările sunt vizibilitate, nu penalizare automată — tu decizi, om cu om. Clasele anulate de tine nu se numără niciodată ca neprezentări.

Un studio nou n-are niciun preț pus: Livva nu inventează cifre în locul tău. Setări → Prețuri: pui prețul la ce vinzi. Ce lași la 0 nu apare în lista clienților și nu se poate cumpăra — nici online, nici la recepție. Cât timp n-ai niciun preț, pagina „Azi” te avertizează.

Setări → Prețuri: fiecare pachet, drop-in-ul și abonamentul lunar, separat pe Reformer și Mat. Se aplică imediat la cumpărările noi; pachetele deja vândute rămân cum au fost.

Tu decizi câte ședințe are fiecare pachet — nu ești limitat la 8, 12 sau 20: „Pachet nou” → numărul de ședințe → „Adaugă”. „Scoate” lângă un pachet îl retrage de la vânzare; cele deja cumpărate rămân valabile. Pe Start și Studio pachetele sunt cele de 8, 12 și 20.

Tot în Setări → Prețuri, la fiecare pachet, alegi câte zile are clientul să-și folosească ședințele (pornesc de la 45 de zile la 8, 60 la 12, 90 la 20). Se aplică la cumpărările noi; pachetele deja vândute își păstrează termenul.

Setări → „Încasări pe card (Stripe)”. Dacă ai deja cont Stripe, apeși „Am deja cont Stripe — îl leg”, intri în el și accepți legătura cu Livva. Dacă nu ai, apeși „Nu am cont Stripe — îl creez acum” și completezi datele firmei și IBAN-ul direct la Stripe, în vreo zece minute. Clienții plătesc apoi direct în contul tău: banii nu trec prin Livva, iar comisioanele Stripe, rambursările și contestațiile se văd și se plătesc din contul tău; Livva nu ia comision. Până contul e aprobat, comutatorul de plăți online stă oprit; când vezi „Gata — contul tău Stripe acceptă plăți”, îl poți porni. Contul se deschide pe țara firmei tale, aleasă la Datele de facturare. În țările unde Stripe nu există încă (Arabia Saudită, Qatar, Republica Moldova) încasezi la recepție.

Tot în Setări → Prețuri decizi dacă clienții pot cumpăra online cu cardul (pachete, abonamente, drop-in). Oprit: lista de prețuri rămâne informativă, iar tu încasezi la recepție și le pui pachetele în cont din tab-ul Încasări. Clientul fără ședințe rezervă oricum și plătește ședința când vine: pe „Azi” și în orar vezi „de plată la recepție” lângă numele lui, iar emailul de rezervare ți-o spune și el. Ghidul clienților se rescrie singur după alegerea ta.

Prețul probei se setează din Setări → Politici, pe orice plan. Pune 0 și prima clasă e gratuită; pui un preț și clientul îl vede la rezervare (se achită la studio). Fiecare client are o singură probă.

Setări → „Moneda în care plătesc clienții”. Implicit lei. Un studio din altă țară alege moneda locală (de exemplu AED în Dubai): prețurile, plățile, încasările și emailurile către clienți apar în ea. Alege-o înainte de prima vânzare — după prima plată încasată nu se mai schimbă, ca sumele vechi să rămână corecte. Abonamentul tău Livva e separat, în euro.

Setări → „Fusul orar al studioului”. Implicit e ora României. Dacă studioul tău e în altă țară (de exemplu Dubai), alege fusul de acolo: orele claselor, „Azi” și „Mâine”, anulările, reminderele și emailurile urmează ceasul ales. Alege-l înainte să pui orarul — dacă îl schimbi după, clasele deja puse își păstrează momentul real, deci ora afișată se mută și trebuie verificată.

Setări → Politici → „Rezervările se închid (ore înainte)”. Scrii câte ore înainte de clasă vrei să se oprească înscrierile — de exemplu 3: la clasa de 18:00, ultima rezervare se poate face până la 15:00. Așa ai lista finală din timp, fără surpriza unui client care se înscrie cu o oră înainte. Lasă 0 și se poate rezerva până la ora de start.

Pe pagina „Azi”, clasa închisă are lacăt și scrie „listă finală” — poți pleca liniștită la sală cu numărul din față. Înainte de închidere, tot acolo vezi ora la care se închide. Clientul vede „Rezervările s-au închis” în locul butonului de rezervare.

Anularea rămâne pe regula ei separată (fereastra de anulare). Iar dacă cineva anulează după închidere, primul de pe lista de așteptare îi poate lua locul — numărul de participanți nu crește, deci lista tot rămâne finală.

Dacă la tine Reformer și Mat costă la fel, activezi „ședințe comune” din Setări — clienții folosesc același pachet la ambele tipuri.

Setări → Instructori: adaugi sau ștergi. Clasele unui instructor șters rămân în orar, fără nume.

Scrie emailul instructorului în Setări → Instructori și apasă „Trimite-i accesul”. Primește pe email linkul paginii lui; intră cu un cod de 6 cifre, fără parolă, și rămâne conectat pe telefon. Acolo vede doar clasele lui din următoarele 4 săptămâni și cine s-a înscris, cu „probă” și „de plată la recepție” lângă nume; nu vede încasări, prețuri, setări sau telefoanele clienților. Pe Studio și Pro bifează și prezența, în ziua clasei — o vezi și tu pe „Azi”. Sub instructor vezi dacă a intrat; „Oprește accesul” îl scoate pe loc, iar clasele lui rămân în orar.

Pagina „Clienții tăi actuali” (o găsești în lista de pornire de pe „Azi”): copiezi lista din Excel, Google Sheets, Note sau din caiet — un client pe rând, cu numele și telefonul, plus câte ședințe mai are și până când (sau „abonament” și data până la care e plătit). Vezi pe loc cum a fost înțeles fiecare rând, iar rândurile greșite îți spun exact ce lipsește și se sar. Clienții fără sold intră și ei, ca să nu mai primească ședința de probă. Tot acolo ai mesajul gata scris pentru ei, cu linkul paginii tale: „Copiază mesajul” sau „Trimite pe WhatsApp”. Un singur client îl poți adăuga și din Încasări → „Solduri de început”. Nu se înregistrează nicio plată — banii aceia i-ai încasat înainte de Livva — iar clientul existent nu primește ședința de probă. La prima vizită își scrie numele, telefonul și emailul pe pagina ta și își găsește soldul gata pus — oricum ar scrie numărul (cu spații, cu +40). Trimite-le tu linkul paginii, pe WhatsApp sau SMS: Livva nu are încă emailul lor. Dacă cineva intră cu alt număr decât cel din caiet și ajunge cu două conturi, le unești din Membri → clienta → „Unește cu alt cont”.

Formularul de la Încasări doar adaugă. Ca să scoți un pachet, deschide clientul în Membri și apasă „Scoate” lângă pachet (Studio și Pro). Dacă un câmp lipsește sau nu are sens, formularul îți spune exact care — de exemplu ședințele trebuie să fie între 1 și 100, iar termenul în viitor.

Pe „Azi” ai lista „Gata de lansare”, cu 7 pași în ordine: prețurile, primele clase, cum încasezi (Stripe, linkul furnizorului tău sau doar la recepție), o rezervare de test ca un client, clienții pe care îi ai deja, mesajul către ei cu linkul și datele firmei. Sus, pe fiecare pagină a panoului, rândul verde „Următorul pas” îți arată ce urmează și te duce direct acolo. Pașii se bifează singuri pe măsură ce îi faci; când sunt gata toți, lista dispare. Pornești de la zero, fără clienți de mutat? Pe pagina „Clienții tăi actuali” apeși „Sari peste acest pas”.

Tot ce a intrat, lună cu lună: cine a plătit, cât, cum (online, cash, card la recepție, transfer) și totalul lunii. Navighezi între luni cu săgețile.

După ce ai conectat Stripe, clientul plătește cu cardul, în moneda aleasă în Setări (lei pentru România) — la rezervare sau direct din lista „Pachete și abonamente”, cu butonul „Cumpără”, fără să aleagă întâi o clasă. Pachetul intră în contul lui pe loc, iar clientul primește pe loc confirmarea plății, cu un număr din seria studioului tău. Factura sau bonul fiscal le emiți tu, din programul tău de facturare: Livva nu emite documente fiscale în numele studioului.

Încasezi deja online prin alt furnizor (Netopia, PayPal, banca ta) și nu vrei Stripe? În Setări → „Plată prin alt furnizor (link)” lipești linkul tău de plată. Clientul alege pachetul, vede suma și un cod (de exemplu LV-14BVTF), plătește pe pagina furnizorului tău și apasă „Am plătit”. Primești email, verifici plata la furnizor și o confirmi din Încasări → Plăți de confirmat; abia atunci pachetul intră în contul clientului. Abonamentele lunare plătite așa nu se reînnoiesc singure. Dacă ai și Stripe conectat, plățile merg prin Stripe.

Clientul plătește cash, la POS-ul tău sau prin transfer? În Încasări îl cauți după nume, alegi pachetul și metoda, apeși „Vinde” — ședințele apar instant în contul lui. Bonul fiscal îl emiți din casa ta de marcat, ca până acum.

Nicio problemă — lași plățile online oprite, iar lista de prețuri devine informativă: clienții văd totul, achită la recepție, tu le pui pachetul în cont din Încasări. Cine n-are ședințe rezervă oricum și plătește ședința la venire („de plată la recepție” lângă nume). Restul (rezervări, listă de așteptare, prezență, emailuri) merge identic; plățile online se pot porni oricând.

Clientul cumpără o dată online, apoi abonamentul se reînnoiește singur pe cardul salvat. Dacă plata pică, are 2 zile de grație și primește email; tu primești alertă.

Ne scrii din „Am o problemă” și rezolvăm: banii se întorc pe cardul clientului, iar soldul lui se ajustează.

Tab-ul „Rapoarte”: luna în cifre — încasări, ocupare, prezențe, neprezentări, clienți noi și top clienți. Se calculează singur, pe orice lună, iar cifrele cresc cu fiecare check-in.

Tab-ul „Widget” din panou, în doi pași: întâi scrii adresa site-ului tău (ex. studioulmeu.ro) — widgetul merge doar acolo, ca nimeni să nu-ți poată copia pagina într-un site fals — apoi copiezi codul, o singură linie, și îl lipești în Wix, WordPress, Squarespace sau orice site. Rezervarea apare direct în pagina ta.

Pagina ta găzduită e mereu live la livva.app/ro/<numele-studioului> — o pui în bio pe Instagram și gata.

Pagina publică de rezervare e accesibilă oricui are linkul și poate apărea în Google când cineva îți caută studioul. Dacă nu vrei asta, oprești din Setări → Datele studioului → „Afișează pagina în Google”: pagina merge în continuare prin link și prin widget, iar din Google dispare în câteva zile sau săptămâni (ritmul e al lor, nu al nostru). Studiourile de test nu apar niciodată în Google.

Cele mai multe rezervări vin din Instagram: pune linkul paginii tale în bio și în stories.

Când trimiți linkul prin mesaj sau WhatsApp, scrie-l mereu întreg: https://livva.app/ro/<numele-studioului>. Scris scurt (fără https://), pe iPhone rămâne text simplu și nu se poate apăsa.

Sus, în panou, clopoțelul 🔔 arată câte lucruri s-au întâmplat de la ultima ta vizită: clienți noi, rezervări, anulări, înscrieri pe lista de așteptare — fiecare fel cu culoarea lui. Apeși pe el și le vezi pe toate, în ordine — iar bulina se stinge.

Fiecare client intră cu un cod din 6 cifre primit pe emailul lui — fără parole și fără PIN. Codul e valabil 10 minute și se folosește o singură dată, iar contul se creează abia după ce confirmă codul. Nimeni nu poate deschide un cont pe numărul altui client. După prima intrare rămâne conectat luni de zile pe telefonul lui.

De obicei e în folderul Spam — spune-i să verifice acolo. Dacă a pierdut accesul la adresa de email, îi corectezi tu emailul din pagina lui (Membri → client → Datele clientului) și codul următor pleacă la adresa nouă. Fă-o doar cu clientul de față, niciodată la telefon: n-ai cum să verifici cine sună.

Clienții au propriul ghid pas cu pas, la adresa paginii tale + /ghid (ex.: livva.app/ro/studioul-tau/ghid). Se scrie singur cu regulile tale — prețul probei, fereastra de anulare, pachetele tale cu valabilitățile lor, funcțiile planului tău. Trimite-l în grupul de WhatsApp sau pune-l în bio pe Instagram; oricum e la un buton distanță pe pagina de rezervare și în contul lui.

Setări → „Recenzii de la clienți”: lipești o singură dată linkul paginii tale de recenzii (pe Google îl găsești căutând numele studioului, logat cu contul firmei → „Cere recenzii”). De atunci, fiecare client primește un singur email, în ziua celei de-a treia ședințe, la câteva ore după clasă, cu linkul tău, fără să mai trebuiască să-ți amintești să întrebi. După o clasă de seară pleacă a doua zi dimineață, nu noaptea. Unde ai bifat prezența, contează doar cei care au venit. Cererea merge la toți, nu doar la cei mulțumiți, și fără recompense: așa cer regulile Google. În Setări vezi câte cereri au plecat și câți au deschis linkul; „Oprește cererile” le oprește pe loc.

Clientul scrie numele, telefonul și emailul, confirmă codul primit pe email, apoi vede exact orarul tău — aceleași patru săptămâni, aceleași zile una sub alta, cu locurile libere colorate (verde, auriu când rămân puține, „Plin”) și butonul „Rezervă”. Filtrează după instructor, tip sau oră. Sub un minut, de pe telefon. Dacă ai setat închiderea rezervărilor, după acel moment butonul devine „Rezervările s-au închis”.

În „Contul meu” își vede ședințele rămase, rezervările viitoare (cu anulare și „Adaugă în Google Calendar” — sau „alt calendar”, ca fișier pentru orice altă aplicație), abonamentul și activitatea. Butonul „Pachete și prețuri” îl duce la listă, „Ghidul clientului” îi explică totul pas cu pas, iar din „Datele mele” își corectează numele, telefonul și emailul.

Poate anula gratuit până la fereastra setată de tine (implicit 12 ore înainte) — atunci ședința se întoarce în pachet, iar proba redevine disponibilă. Sub fereastră, butonul îi spune explicit ce pierde („Anulează — ședința se pierde”), cu regula ta afișată lângă.

Rezervare săptămânală automată („în fiecare marți la 18:00”), urmărirea instructorului preferat cu vești pe email, „invită un prieten” la clasă (Pro).

Ai 14 zile gratuite, cu tot ce are planul ales. Cu 3 zile înainte de final primești un email, și încă unul când se încheie. Ce ai construit rămâne: orarul, clienții, setările — îți alegi planul din Setări → „Abonamentul tău Livva” și mergi mai departe. Dacă nu alegi un plan, mai ai 14 zile de răgaz cu acces complet (cu un email la jumătate); apoi contul se suspendă: pagina de rezervare și panoul se închid, dar nimic nu se șterge. Alegi planul când vrei și totul revine pe loc.

L-ai acceptat la înscriere, cu două bife: contractul și, separat, clauzele speciale (art. 26), care se aplică și pe perioada de probă. Când publicăm o versiune nouă, o accepți din nou din Setări → Abonamentul tău Livva, înainte de următoarea plată. Textul complet e mereu la livva.app/ro/contract, iar copia ta vine pe email. Livva se adresează firmelor și PFA-urilor, din România sau din alte țări: codul fiscal e obligatoriu înainte de plată. În România, prețul e în euro, cu TVA inclus; plătești și primești factura în lei, la cursul BNR valabil în ziua plății, așa că suma în lei se schimbă puțin de la o lună la alta. Din altă țară plătești în euro, fără TVA românesc (vezi pasul următor). Contractul e în română, cu traducere în engleză pe livva.app/en/contract.

La Datele de facturare alegi țara firmei. Dintr-o țară din Uniunea Europeană completezi codul de TVA: îl verificăm automat în VIES (sistemul Comisiei Europene), iar dacă e valid plătești prețul în euro, fără TVA, și primești factură cu „taxare inversă”. Dacă VIES nu răspunde pe moment, apeși „Verifică din nou”. Din afara UE (de exemplu Emiratele Arabe Unite) completezi codul fiscal sau numărul de înregistrare al firmei și plătești prețul în euro, fără TVA românesc.

Găzduite în Uniunea Europeană, conform GDPR. Emailurile pleacă de pe domeniul livva.app, verificat.

Dacă un client cere ștergerea datelor, ne scrii din „Am o problemă” — anonimizăm contul (plățile rămân în evidență, cum cere legea contabilă).

Fiecare acțiune importantă rămâne scrisă: cine a rezervat, cine a anulat și când. La orice dispută, jurnalul e arbitrul obiectiv.

Din Setări → Renunțarea la Livva, oricând, fără taxe. Pe probă contul se închide pe loc; pe abonament rămâi activ până la finalul perioadei plătite. Primești confirmare pe email, facturile rămân 5 ani (legea contabilă), datele clienților se exportă și se șterg la cerere — și te poți întoarce oricând.